Kontoris töötamise motivatsioon langeb koos välise keskmise temperatuuri tõusuga. Seetõttu tabab meid tihti mõte minna üldse õue tööd tegema. Kohtadest pole ju puudu – on selleks siis mõni vabaõhu kohvik, pargipink, kodune veranda või muu avatud ruum. Ajajuhtimise seisukohalt on see väga mõistlik mõte. Esiteks tuleb keskkonna vahetus kasuks meie loovusele ja mõtlemisvõimele. Teiseks oleme kontorist väljas olles vähem avatud konkreetsetele, meile suunatud segajatele. Jah, ümbritsev sumin võib olla suurem, aga meid segavaid katkestusi hoopis vähem.

Kontorist eemal tööd tehes on muidugi hea kasutada sülearvutit, aga see pole sugugi primaarne. Täpselt samuti on kasu pliiatsist ja paberist. Väga hea on teha telefonikõnesid, lugeda erialast kirjandust või tegeleda lihtsalt... mõtlemisega! Nii imelik kui see ka pole, mõtlemiseks on samuti vaja eraldi aega võtta ja seda on kontorilaua taga küllaltki keeruline leida. Kaval on võtta endale iga päev näiteks üks tund sellist kontoris väljas olemise aega, mille kulutad mõtlemisele, olgu see siis planeerimine, strateegilised suunad, eesmärkide seadmine või mis iganes muu sinu töö jaoks oluline tegevus.

Kui oled ikkagi arvutiga rohelusse läinud, siis ei tasu muretseda ka internetiühenduse puudumise pärast. Mõnikord on internetiühenduseta aeg vägagi produktiivne. Ma ise saan palju tööd tehtud näiteks lennukis või lennujaamas kus arvuti ei ole võrku ühendatud. Siis ei katkesta ma oma tööd veebis kolamisega, suhtlustarkvaraga või e-mailide kontrollimisega, vaid tegelen pigem asjadega, mida olen pidevalt edasi lükanud. Just sellistel kordadel saavad koostatud või parandatud suuremad dokumendid, loetud pikemad tekstid, tehtud finantsanalüüsid või muud aeganõudvad tööd. Siinkohal tuleb kasuks ka sellise e-maili tarkvara kasutamine, kus e-mailid on sülearvutis kogu aeg kättesaadavad. Ikka tekib nö „saba“ vastamata e-mailidest, mida oled pidevalt edasi lükanud ja internetivaba aeg on hea „saba“ likvideerimiseks.

MIT uuringu alusel võib väita, et näiteks kohvikus töötades ei tasu karta aeg-ajalt töös ettetulevaid pause kohvitassi või teenindaja näol. Nimelt leiti uuringus, et sotsiaalselt rohkem lävivad töötajad on tegelikult produktiivsemad. Tuleb välja, et sellised meie kontrolli all olevad suhtlemispausid teevad ainult head, karta tuleb pigem ootamatuid katkestusi ja neid on kontoris töölaua taga tunduvalt rohkem.

Mida siis veel võiks kontorist väljas töötades silmas pidada? Mõned näpunäited:

• Hea produktiivne ja vaikne keskkond on raamatupoe kohvikud. Seal ei eeldata, et kohvikus istumine tähendab pidevalt söögi ostmist.
• Kui oled sülearvuti kasutaja, siis tuleb veenduda, et kas valitud avalikus kohas on stepsel. Teine variant on muretseda sülearvutile võimalusel lisaaku – tihti saab neid panna DVD seadme asemele. Lisaakuga võid saavutada 6-tunnise tööaja, mis on enam kui piisav selleks, et sa ei pea rasket laadijat endaga kaasas kandma või muretsema pistiku pärast seinas.
• Arvestades, et kontorist väljas ei ole kvaliteetne intenretiühendus alati garanteeritud, tuleks kasutada arvutis tarkvara, mis võimaldab tööd teha ka ilma ühenduseta nö „offline“. Eriti puudutab see e-maile, kindlasti kalendrit, to-do nimekirju ja meeldetuletusi – internetipõhiseid programme kasutades võib tulla esile probleeme.
• Ehhki päike tundub vahva, pole õues töötamiseks parim mitte rand ega päikeseline kohvikuterrass, vaid pigem varjuline õu (näiteks vanalinnas) või pargipink. Siis pole karta, et liiv tuiskab silma või päike varjutab ekraanil oleva pildi.
• Kohvikutes istumisega kaasnevad varjatud kulud kalli kohvitassi või koogikese näol. Kui ühildad selle lõunaga, pole ehk probleemi. Kui aga kohvikuid tõesti ei taha nuumata, siis on olemas raamatukogud, -poed ja avalik ruum, kus keegi ei tule sind ära ajama ja ei nõuta andamit teenuseostu näol.

Ongi selleks korraks kõik. Minu soovitus on võtta üks näpunäide ja üks nädal korraga. Kui oled selle ellu viinud, proovi järgmist. Kõiki korraga rakendades võid jääda ajahätta ja seda me just siin ju praegu vältida üritamegi. Head ajajuhtimist!

Nimekirjad on ajajuhtimisel suured abimehed. Enamus meist kasutab kõige tüüpilisemat nimekirja - päevaplaani. Ka see on nimekiri, mis koosneb päevastest tegevustest. Siis veel poenimekiri, eesmärkide nimekiri, tegemist vajavate tööülesannete nimekiri jne.

Projektijuht ja vabakutseline kirjanik David Wax on teinud nimekirja (!) 12-st erinevast nimekirjast. Isegi kui me neid kõiki ei kasuta, on seal ehk paar head mõtet, mida endalegi kõrva taha panna.

Nimekirjade nimekirjas leiduvad siis sellised nimekirjad:

• Tegevuste nimekiri meie tähelepanu vajavatest ülesannetest
• Projekti tegevused on grupeeritud vastavalt mingite suuremate ülesannete täitmiseks
• Soovide nimekiri asjadest, mida tahaks kunagi endale muretseda
• Ostunimekiri poodi
• Kinkide ideed, millest on hea vajadusel valida
• Kontrollnimekirjad - näiteks enne reisimist kontrollnimekiri asjadest, mis alati peaksid kaasas olema
• Lugemispäevik - nagu vanasti koolis lasti loetust pidada päevikut, nii soovitatakse ka meil seda tänapäeval teha
• Veebiaadressid ja kasutajanimed on lihtsalt parktiline tänapäeva kõikvõimalike kasutajakontode meelespidamiseks
• Eesmärkide nimekiri lühematest ja pikematest eesmärkidest erinevates valdkondades
• Olulised infoallikad - sarnande favourites valikuga veebibrowseris, ehk siis enimkasutatud infoallikate nimekiri
• Päevik, mis ei ole mitte mõtete ja arvamustega seotud, vaid pigem igapäevaste mõõdikute sisestamiseks. Selleks võib olla näiteks regulaarne treeningkoormus, igapäevane manustatud kalorite hulk, lastega veedetud aeg, vmt.
• Päevased kokkuvõtted - ühe või 2-realised kokkuvõtted olulisematest märksõnadest antud päevas, mis aitavad seada fookust ja võmaldavad hilisemat analüüsi.

Kas meil kõiki neid on vaja? Ilmselt mitte. Aga kahtlemata on neis kõikides midagi kasulikku. Davidi originaaljuttu saad lugeda artiklist "12 lists that help you get things done".