Küsitlus

Kas tegeled puhkusel töiste kohustustega?
 
Tere tulemast ajajuhtimise veebi

Ajajuhtimine.ee on on praktiline koht oma aja juhtimise kohta info hankimiseks ning teistega kogemuste jagamiseks. Siit leiad teooriat, näpunäiteid, kogemust praktikutelt, hiljem ka teste, kalkulaatoreid ja võimaluse ise panustada. Head uudistamist!

Ardo Reinsalu              Facebook logo Jälgi ajajuhtimisalaseid uudiseid Facebookis

Ardo Reinsalu
 
Ajauudis 2014/03: Unusta unustamine!
Esmaspäev, 10 Märts 2014 10:05

Notre Dame’i ülikooli professor Gabriel Radvansky uuris fenomeni, kus me ruumi sisenedes ei suuda meenutada, miks me siia tulime. Selgub, et unustamise põhjuseks on ukseava läbimine. Nimelt salvestame me informatsiooni mingis keskkonnas ja selle meenutamine on lihtsam sealsamas keskkonnas. Pärast ukseava läbimist oleme aga teises toas ja kõik seal meid ümbritsev ei soodusta info taastamist mälus. Kui me aga ei suuda meenutada mõne sekundi vanuseid kavatsusi, siis kuidas hoida meeles kõiki neid tänapäeval meie sekkumist vajavaid kohustusi, kommunikatsiooni, tegemata ülesandeid, infokillukesi ja asjade asukohti? Ongi väga raske ja siinkohal oleks mõistlik unustamisega võitlemiseks rakendada mõnesid lihtsamaid võtteid.

Esimene ja suurepärane vahend on kontrollnimekirjade koostamine. Näiteks sagedasti reisides võib ikka juhtuda, et mõnel korral ununeb üks või teine ese kohvrisse pakkimata. Koosta endale lühike nimekiri asjadest, mis peaksid alati kaasas olema ja konsulteeri nimistuga, kui vaja kiiruga (nagu tavaliselt) ja muude segavate mõtete toel tagada, et hambahari oleks ikka kohvris olemas. Samasuguseid kontrollnimekirju saame teha endale kõikide regulaarsete tegevuste tarbeks – on see siis ravimite manustamine, lapsel koduste tööde tegemine, peoks valmistumine või iga-aastane kolleegide sünnipäevade register.

Teine laialt kasutamist leidev võte on endale meeldetuletuste jätmine. Vanasti oli kombeks teha rätikusse sõlm, et oluline ülesanne ära ei ununeks. Ilmselt on sellest kasu siis, kui meelespeetavaid asju pole palju. Nüüd aga tabame ennast pigem mõttelt, et ma pidin midagi meeles pidama, aga mis see oli – enam ei mäleta! Sestap tuleks endale kõikvõimalikesse kohtadesse meeldetuletusi jätta. Kalendrikasutajal on selleks kindlasti kalender – kirjuta üles nii suured kui väiksemad kohustused! Kuid milleks piirduda ainult kalendriga? Riputa sagedasti käidavatesse kohtadesse post-it märkmepabereid, ümbritse arvutiekraan ja desktop oluliste teavitustega, usalda meelespidamist vajav infokild sõbrale või kolleegile talletamiseks – võimalusi on lõputult. Muidugi ei maksa tekitada liigset infomüra või muidu õpime seda automaatselt eirama ja olulised asjad lähevad ikka meelest.

Tekita endale rutiin hoida vajalikud esemed alati ühes ja samas kohas. Sageli me ei mäleta kuhu me millegi panime, kuid siis aitab rutiini olemasolu otsimist alustada kõige tõenäolisemast kohast. Võtmed, rahakott, teleripult (mis võtab pidevalt „jalad alla“), kindad, müts – kõikidel asjadel on oma koht. Kui sa neid kasutad, siis aseta hiljem samasse kohta tagasi. Kuid sama käib ka digitaalse maailma kohta – tea, kuhu salvestad alati uudised, millises kataloogis on millised e-kirjad või failid, keda pead rutiinselt infoga kursis hoidma ja isegi kui sageli vajutama poolelioleva dokumendi „salvesta“ nuppu, et tehtud töö tehnilise vea tõttu kogemata ära ei kaoks. Rutiin ja asjade õige koht aitavad unustamisega võidelda ja oluliselt aega kokku hoida.

Samas on unustamine paratamatus – me peame sellega võitlema, kuid samuti tuleb olla valmis aeg-ajalt lahingu kaotamiseks. Siis on hea, kui on tagala, kust uuesti alustada. Nimelt peaks kopeerima mõned olulisemad esemed ja info ning hoidma igaks juhuks kohtades, kust neid kriisi olukorras kätte saab. Pole välistatud võimalus, et lähed kodust välja ja unustad isesulguvaga lukuga ukse võtme tuppa. Kuidas nüüd koju pääseda? Hea oleks, kui tagavaravõti on sõbralike naabrite käes, õues mustsõstrapõõsa all maasse kaevatud, samas linnas sugulaste juures või mujal ligipääsetavas kohas. Autovõtmetest ma ei räägigi – need kipuvad ikka kuhugi ununema või vahetusse minema (on juhtunud!) ja siis on hea, kui on kellele helistada ja öisel ajal tagavaravõtit oodata. Prillikandjatel võiks olla alati käepärast mõni vana prillipaar. Tagavaraha autos või majas, kui rahakott kuhugi „jalutama“ läheb. Kümned paroolid ja PIN koodid, mida ei tohi vedelema jätta, aga kuskil võiksid nad hädaolukorras kasutamiseks kättesaadavad olla. Tänapäeval veelgi olulisem – sõltume pea kõiges oma mobiiltelefonidest – hoia kodus mõni vana telefon, mille saad koheselt kasutusele võtta, kui praeguse digitaalse abimehega õnnetus juhtub. Mõtle läbi, millised on sulle igapäevaselt olulised esemed, tegevused ja info, mille kaotamisel jääd oma tegemistega jänni ning proovi neid „kivi alla“ mustadeks päevadeks tallele panna.

Kokkuvõtteks – ettevalmistus on, nagu paljude muudegi asjadega, unustamise vastu parim ravim.

Ardo Reinsalu

 
Ajauudis 2014/02: Ajajuhtimise filtrid
Neljapäev, 27 Veebruar 2014 19:28

"Mul on aega vähe" – tegemist on ilmselt tänapäeva levinuima murega, mis tegelikult ei tähenda seda, et aega on vähe. Meil kõikidel on aega ühepalju ja „juurde“ ei saa seda keegi. Aega ei saa osta raha ega sotsiaalse staatuse eest. Tegelikult ei olegi küsimus selles, et aega oleks vähe, me lihtsalt tahaksime lisaks olemasolevatele kohustustele tegeleda veel millegi rahuldustpakkuvaga, mille jaoks enam aega ei jätku. Kuid kui aega ei saa juurde, siis meeldivate toimetuste jaoks aja leidmine on tegelikult imelihtne – peame vähendama mõnede praeguste tegevuste peale kuluvat aega!

Kaasaegne pidev suhtlemine, infomüra ja meie tähelepanu nõudvad kohustused on nagu sogane kraanivesi. Joodava vee saamiseks kasutame köögis erinevaid filtreid – jämedamate osakeste jaoks sõela, siis söefiltreid, soolafiltreid – igale probleemile vastav vahend. Täpselt samasuguseid filtreid vajame enda aja „puhastamiseks“ ebavajalikust sodist. Vajame kvaliteetseid ajajuhtimisfiltreid terade eraldamiseks sõkaldest. Milliseid vahendeid me saame ajajuhtimise kontekstis kasutada?

Tänapäevased e-kirjade programmid jõuavad kasutajani sisseehitatud spämmifiltriga. Kuid meie aega ei kuluta ainult rämpspost, vaid kommunikatsioonivahendid ise. Kõik seadmed ja vahendid üritavad meile ennast 24 tundi ööpäevas „pähe määrida“, et muutuda selleks üheks ja asendamatuks kommunikatsioonivahendiks ilma milleta me enam hakkama ei saa. Selle eesmärgi nimel nad kogu aeg piiksuvad, „annavad märku“, vilgutavad, näitavad midagi ekraanile, väristavad ja katkestavad meid kõikvõimalikul muul moel. Just nii tekitatud katkestused on kõige kurja juur. Katkestuste keskkond mõjub meie töövõimele sama halvasti kui magamata öö! Katkestused võtavad ligi 2 tundi meie tööpäevast. Katkestused tekitavad stressi ja segavad oluliste kohustuste täitmist. Õnneks saame me katkestuste vastu kasutada filtrit. Lülitame välja ekraanile hüppavad teavitused, vajutame ISE e-kirja saamise/saatmise nuppu (mitte ei lase ennast segada automaatselt laekuvatel teadetel), lülitame telefoni vajadusel hääletuks. Me vajame stressi vältimiseks igas päevas vähemalt 30 minutit katkestustevaba aega tegelemaks tõeliselt oluliste või tähelepanu nõudvate projektidega. 30 minutit päevas filtrit katkestustele – see on raske, kuid tehtav!

Teine sarnane filter on vajalik kommunikatsioonile – Facebook, Skype, Linkedin, Google+, Geni.com ja kõikvõimalikud muud suhtlust võimaldavad platvormid pommitavad meid pidevalt uudiste, muudatuste ja uute kontaktidega. Nendega tegelemiseks kulub täna juba märkimisväärne hulk aega. Esimese sammuna tuleks filtreerida selliste suhtluskeskkondade arvu – kas me ikka peame neis kõikides kasutajad olema? Vali üks või kaks olulisemat välja ja jää neile truuks. Lisaks... millal sa viimati revideerisid enda kontaktide ja uudiseallikate nimekirja? Ehk oleks aeg „unlike“-ida mõni varasemalt meeldinud, kuid tänaseks ammendunud veebileht? Ehk tuleks peita mõne aktiivsema postitaja uudisvoog, et ekraanile mahuks ka teiste uuendusi? Filtreeri julgelt, kuna väljapraagitud seltskonna asemele tulevad niikuinii varsti uued peale.

Kolmas filter puudutab puhtalt informatsiooni. Sarnaselt suhtlusplatvormidele tarbime informatsiooni väga erinevatest allikatest. Kas ma ikka pean lugema veebis mitut uudisportaali? Kas ma pean lugema mitut erinevat ajalehte, vaatama erinevaid uudistesaateid? Põhilised uudised on kõikidel vahendajatel suures osas samad ja nii kulutan sageli topelt aega ühe ja sama teate lugemisele erinevas sõnastuses. Filtreeri uudiste allikaid ja lugemise sagedust – vali päevas  eraldi paar aega, mil viid ennast maailmas toimuvaga kurssi ja muul ajal ära lase infol ennast segada.

Õnneks on tänapäeval olemas tehnilised lahendused filtreerimaks isegi reklaami. Enam ei ole vaja televiisorist lemmiksaadet vaadates jõllitada spetsiaalselt meie tähelepanu köitmiseks toodetud valjuhäälseid reklaame. Saadete salvestamine ja järelvaatamine võimaldab tarbida meid huvitavat meelelahtust endale sobilikul ajal ning märkimisväärse aja kokkuhoiuga – 60minutine saade võtab reklaame edasi kerides kõigest 45 minutit. Ja mis on 15 minutit kokkuhoitud minutit päevas? See on 15x365 ehk 5 475 minutit ehk 91 tundi aastas. Ehk piisavalt aega, et 2 korda nädalas näiteks trennis käia?!

Kaasaegne töökoht toob endaga kaasa avatud kontori võimalused ja võimatused. Uuemad uuringud näitavad, et avatud kontoris võib töö efektiivsus olla lausa 20% madalam! Muidugi ei saa me ise hakata oma kontori kinnisvara arendama, aga filtreid tuleb küll kasutada. Kõige tüüpilisemad avatud kontori kõrvalnähud on müra ja segamised. Lahenduseks kasuta kõrvaklappe (vähendab müra ja klappidega inimesi segatakse vähem), pane aeg-ajalt enda töölauale „mitte segada“ silt, kasuta koosolekuruumi kontsentratsiooni nõudvate tööde efektiivseks tegemiseks.

Ning mis kõige olulisem – me ise laseme teistel endale „pähe istuda“ ja võtame sageli lisakohustusi, mis täidavad kenasti meie niigi vähese vaba aja. Siinkohal tuleb kasutada eriti tugevat filtrit kõikide ebavajalike kohustuste ja tegevuste vältimiseks. Selleks kustuta rutiinselt e-kirju ja viska koheselt ära pabereid, mitte ära jäta neid stressi ja segaduse tekitajatena vedelema. Õpi EI ütlema nii kolleegidele, tüütutele müügimeestele kui ka sõpradele-sugulastele. Me ei pea olema erakud ja ebaviisakad, ent sageli sobib konkreetne EI paremini kui vastumeelselt öeldud JA. Äraütlemisel tuleks vältida põhjendamist, täiendavate küsimuste esitamist ja endale tuleb jääda kindlaks – ära lase kulutada enda aega, vaid tee koheselt oma seisukoht selgeks.

Lõppude lõpuks – kui aeg on piiratud ressurss, siis saame millegi meeldiva jaoks aega leida ainult filtreerides välja vähem meeldivaid ja vähem kasulikke tegevusi, kontakte ja infot. Head filtrid aitavad keskenduda ainult olulisele ning tõstavad meie elukvaliteedi uutesse kõrgustesse.

Head filtreerimist!

Ardo Reinsalu

 
Kolme reegel
Kolmapäev, 05 Veebruar 2014 21:40

Ajajuhtimise klassika: 3e reegel!

  • Aasta alguses (miks mitte praegu) nimeta kolm tulemust, mida tahad käesoleval aastal saavutada.
  • Igal esmaspäeval nimeta kolm tulemust, mida soovid sel nädalal saavutada.
  • Igal hommikul mõtle kolm tulemust, mida soovid sel päeval realiseerida.

Imelihtne ja samas nii võimas!

 
Nutitelefon ei lase öösel magada
Neljapäev, 30 Jaanuar 2014 19:35

Järjekordne uuring demonstreerib veenvalt, et nutitelefoni kasutamine õhtul enne magamajäämist garanteerib kehvema une ja mõjutavab järgmise päeva energeetilist taset negatiivselt. Põhjus nimelt helendav ekraan, mis segab "une-hormooni" melatoniini tootmist. Täna õhtul ekraanid pimedaks!

 
Eksimine on hind õnnestumise eest!
Neljapäev, 06 Märts 2014 17:28

"Suhtu eksimisse nagu teadlane!" James Claire kirjutab Lifehackeris suurepärase artikli, kuidas me peaksime oma eksimistesse suhtuma. Teadlaste jaoks võib olla katsel nii positiivne kui negatiivne tulemus - mõlemad on õppimise kohad ja mõlemad annavad infot. Kahjuks suhtub ühiskond nurja läinud tegemisse kui läbikukkumisse ja seda ei peeta heaks tooniks. Samas õpime me sageli just läbi eksimiste. See ei tähenda, et valesti läinud plaanid on head - ei ole. Kindlasti vajame rohkem positiivseid tulemusi. Kuid parafraseerides autorit: "Eksimine on lihtsalt hind, mida pead maksma selleks, et järgmine kord õnnestuda!" Kas pole ilus mõte?!

 
Hommikused inimesed on ausamad
Teisipäev, 18 Veebruar 2014 22:57

Harvard Business Review vahendab uuringut, kus teadlased leidsid, et inimesed kipuvad 20-50% ulatuses rohkem valetama, petma ja käituma ebaausalt pigem pärastlõunal ja õhtul! Siit ka lihtne moraalikompass - hommikused inimesed käituvad ausamalt kui pärastlõunal. Muide - see ühtib ka ühe varasema tähelepanekuga, et me lihtsalt väsime õhtuks ära. Väsinuna on lihtsam anda järele kiusatustele ja ilmselt ka ebaausale suhtumisele.

 
Lõhn äratuseks
Kolmapäev, 05 Veebruar 2014 21:34

Kuidas meeldiks teile äratuskell, mis ei kisa ebameeldivalt, vaid eraldab virgutavaid lõhnu? Lõhnad teatavasti mõjutavad meid alateadlikult ja ülikiiresti. Kui Scent Rhythm käekell paiskab hommikul õhku kohvilõhna, siis hakkab keha reagereerima isegi siis, kui vaim ei ole veel valmis. Või kummelilõhn enne magamaminekut? Igatahes just sellise kella leiutas Aisen Caro Chacin New Yorki Parsoni disainikoolis. Mulle, palun, topeltespresso aroom homme hommikuks kell 7:50!

 
Ajauudis 2014/01: Ajajuhtimine ja kiirtoit
Esmaspäev, 27 Jaanuar 2014 23:54

Kiirtoit, nagu nimigi ütleb, on toit, mida saab valmistada ja serveerida hästi kiiresti. Ameerikas on viimase 40 aastaga tõusnud kiirtoidu turg 6lt miljardilt 160 miljardi dollarini aastas! Vähemalt üheks oluliseks kiirtoidu leviku põhjuseks on samade aastakümnetega toimunud ajapuuduse kasv. Ajapuuduse tõttu lihtsalt ei jõuta ise toitu valmistada. Õigemini – kas aega ikka on vähemaks jäänud? Jätkuvalt on 24 tundi ööpäevas ja 60 minutit tunnis. Või ehk on aega vähem suurenenud töökoormuse tõttu? Ei, statistika räägib tööle kulutatava aja vähenemisest. Aeg on „kadunud“ hoopis meie suurenenud meelelahutuse ja suhtlemisbuumi tõttu. 5 tundi televiisorit ja 3 tundi internetti – seda kõike vabatahtlikult ja enda vabast ajast.

Sarnaselt kiirtoiduga on ajajuhtimises hakatud kasutama „kiirvõtteid“ või „kiirlähenemisi“, millel on analoogsed põhjused ja tulemused. Mitme asjaga korraga tegelemine, pidev rabelemine, rohkete kohustuste võtmine, massiliselt kommunikeerumine – need on kõik kiirvõtted, mida me kasutame seetõttu, et aega napib. Kuid nagu kiirtoidugagi, võivad tulemused olla sootuks ebameeldivad. Esiteks sõltuvus. Kiirtoidusõltuvus tekkib tänu toidulisanditele, sh sool, suhkur, maitsetugevdajad. Rabelemine ja multitasking tekitavad samuti sõltuvust, kuna jätavad mulje, et inimene on hõivatud. Sageli võib rapsides mööduda terve päev ilma, et midagi konkreetset või väärtust lisavat oleks saavutatud. Me pidevalt reageerime, suhtleme, tegeleme teiste poolt pealesunnitud olukordade lahendamisega. Rabelemine tekitab ajajuhtimise kontekstis mugava „täis kõhu tunde“, et saan palju tööd tehtud. Ja sellest tundest on raske loobuda isegi teades, et pikas perspektiivis on ajajuhtimise „kiirtoit“ kahjulik, stressi tekitav ja vähe tulemusrikas. Teine probleem ongi pikaajaline mõju. Muidugi on aeg-ajalt igati mõnus hamburgerit või „kuuma koera“ haugata. Kiirtoidul on oma aeg ja koht ning vähesel tarbimisel ei juhtu midagi hullu. Kuid pikaajalist tulemust me ju teame – rasvumine, südame-veresoonkonnahaigused, astma, diabeet. Ka ajajuhtimise kiirvõtted on mõnikord otstarbekad, ent pikemal perioodil on ka neil negatiivne mõju stressi ja läbipõlemise näol.

Kanada toitumisspetsialist Jane Dummer kirjutab toidu ajajuhtimisest – väga ootamatu märksõna, mille eesmärk on leida aega tasakaalustatud toitumise jaoks. Vaatamegi siinkohal tema soovitusi ja püüame leida endale näpunäiteid tasakaalustatud ajajuhtimise tarvis.

Jane Dummer alustab soovitusega, et 80% toidust peaks olema aeglaselt valmistatud (algusest peale) ja 20% võib olla „kiiremat“ toitu. Vaatamegi enda päevaplaani üle ja rakendame sama soovitust tegevuste korraldamisel – 80% päevast peaksime tegelema oluliste asjadega endale sobival ajal, stiilis üks-tegevus-korraga. 20% päevast võime tuisata ringi ja teha seda moodsat „kiirlahenduse“-värki.

Järgmine tasakaalustatud toitumissoovitus on planeerida. Mõtle läbi nädala menüü, tee ostetavatest komponentidest nimekiri, käi poes endale sobival ajal. See on meile, ajajuhtimissõltlastele juba tuttavam jutt. Mis on selle nädala märksõna? Mis on homse päeva märksõna? Millised ärategemist vajavad kohustused panna nimekirja? Millal on parim aeg tegevuste elluviimiseks?

Jane Dummer läheb edasi köögi planeerimise kallale. Tema sõnul on korrastatud ja läbimõeldud köögis söögi tegemine kiirem, mugavam ja meeldivam. Väikese nipina soovitab ta paigutada köögis ja külmkapis tervislikumad suupisted ja toitained kättesaadavamatesse kohtadesse, et jällegi soodustada õigemaid valikuid. Ka ajajuhtimises oleme kuulnud töökeskkonna korrastamisest, sest asjade otsimise peale kulutatud aeg ei loo mingit lisaväärtust. Korrastatud töölaua või arvuti taga on töö efektiivsem ja stressivabam. Sarnaselt tervislike snäkkidega tasub asetada endale kättesaadavamale kohale olulisemad või varem edasilükatud kohustused, et need oleksid pidevalt silme all ja sunniksid ennast „esimesena ampsama“.

Viimaseks soovitab toitumisguru olla teadlik kiirtoidu riskidest. Mõistlik oleks vältida toidulõhnadega täidetud kaubanduskeskust kella kuu paiku peale tööd. Korisev kõht annab oma panuse ja nii on tunduvalt lihtsam võtta väike amps või tõsta ostukorvi suhkrurikkaid toidukoormaid. Analoogia ajajuhtimise valdkonnas on ilmselt samuti teada oma füsioloogiliselt aktiivset aega, mõistlik oleks võtta raskeid ülesandeid ette puhanuna ja kontsentreerumist nõudvaid töid ei tasu teha pärastlõunases suhkrurikkast lõunasöögist aktiivselt mürarikkas avatud kontoris.

Tuleb välja, et toitumine ja ajajuhtimine ei olegi nii erinevad – tasakaalustatud lähenemine on lahendus mõlemale.

Tasakaalustatud ajajuhtimist!

Ardo Reinsalu

 
<< Algus < Eelm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Järgmine > Lõpp >>

Lehekülg 1 / 10
Banner