Üks ekslikest arvamustest ütleb, et “aega kui ressurssi on võimalik kontrollida” ja teine, et "kui ma korraldan oma ajakasutust paremini, siis tekib mul rohkem vaba aega." Mõlemad väited on valed. Kontrollida saame ainult iseenda käitumist teatud olukordades. Hea ajaplaneerimise tulemusel on võimalik saavutada parem enesetunne, kuna tehtud saavad meie jaoks olulisemad ja tähtsad tegevused.

Suur osa ajaplaneerimises on sisuliselt võitlus kontrolli saavutamise nimel. Kas ma lasen ennast kontrollida sissetulevatel e-kirjadel, telefonikõnedel, kolleegidel, klientidel, MSN-il? Või ma kontrollin ise oma ajakasutust, loen e-kirju siis kui mulle sobib, oskan lõpetada pikalevenivaid telefonikõnesid ning suudan ootamatute külaliste visiite hoida lühikese ja asjalikuna? Eelnevas kahes lauses on nii tüüpilisemad probleemid kui ka lahendused. Niisama lihtne see ongi. Kontroll end ümbritsevate objektide üle annab võimaluse kontrollida oma ajakasutust.

Üks kõige suuremaid produktiivsuse kadusid on seotud katkestustega. Iga saabuv telefonikõne, SMS, läbiastuv kolleeg või uue e-kirja infoaknake on katkestus. Mitu korda katkestad oma tööd sina? Glasgow Ülikooli teadlaste kontoritöötajate seas tehtud uuring leidis, et inimesed katkestavad oma töö isegi 30-40 korda tunnis, et minna vaatama kas neile uut e-kirja on saabunud! Ühe teise uuringu andmetel on meil katkestustevaba tööd keskmiselt kõigest kolm minutit. Katkestuste keskkonnas on mõõdetud inimese töövõime langus 10 IQ punkti jagu. Võrdluseks – kanepi suitsetamine madaldab seda ainult 5 IQ punkti võrra. Kuna maksimaalse kontsentratsiooni saavutamiseks kulub 15-20 minutit, siis töötame katkestuste keskkonnas pidevalt alla oma potentsiaalse maksimumi.

Enamiku meie töö sõltub paljuski kolleegide ja partnerite tegemistest. Tihtipeale juhtub, et ka kõige parema planeerimise korral ei saada kolleeg õigeaegset aruannet või sajab ootamatult kabinetti sotsiaalset vestlust pidama. Sestap pole tööalane ajaplaneerimine mitte ainult ühe inimese ristisõda. Kõigi tegevus muutub efektiivsemaks, kui lepitakse kokku ühised reeglid. Meil on olemas sisekorraeeskirjad, mõnedes asutustes e-kirjade saatmise reeglid, nüüd on aeg ajakasutuse ühisteks kokkulepeteks. Näiteks: iga planeeritud koosoleku vahel on 15 minutit vaba aega ruumi korrastamiseks või e-kirjadele vastatakse alati 48 tunni jooksul. See pole sugugi keeruline. Pigem on tegemist lihtsa, teatud olukordades oma tegevust kontrolliva käitumisega, mis on jõukohale absoluutselt kõigile.