Suve lõppedes peame paraku pilvedelt alla laskuma ja tulema tagasi oma igapäevaste tööülesannete juurde. Puhkuse ajal tekkinud tegemata tööde kuhjasid lahendades tekib lihtsalt olukord, kus teeme tavalisest pikemaid tööpäevi ja nii on vahepeal kontrolli alla saadud stress kiiresti tagasi tulemas. Erinevate uuringute põhjal on just kontoritöötajad ja erialaspetsialistid kanged ületundide tegijad – täiesti „normaalne“ on teha nädalas 8 ületundi ehk tegelikult töötame mitte viis, vaid kuus 8-tunnist tööpäeva nädalas!

Kui võiks arvata, et rohkem töötamine suurendab produktiivsust, siis räägivad tõendid hoopis teist keelt. Viimase paarikümne aastaga on kõikides juhtivates tööstusriikides tööaeg vähenenud keskmiselt 45%, samal ajal on ühe tunni jooksul tehtud töö produktiivsus tõusnud 1277%! Seega on parem töötada pigem vähem. Ületunnid suurendavad terviseprobleeme, vähendavad kvaliteetaega perega, segavad tegelemist tervisespordi ja hobidega. Lisaks on ületundide ajal tehtud töö vähem efektiivne ja sisaldab rohkem hilisemat parandamist vajavaid vigu. Õnneks on tekkimas ka üha rohkem tööandjaid, kes vaatavad ületundidele kui probleemile – ületunnid on märgiks, et töö on halvasti korraldatud või ei saa töötaja oma tööga hakkama. Seega kui ajajuhtimise seisukohalt tuleks ületunde vältida, siis kuidas seda korraldada?

Esimene nõuanne on analüüsida oma ajakasutust ja leida põhjus, et miks jääb kaheksast tunnist väheks. Ühe nädala jooksul tasub panna kirja kõik igapäevased tööd ja tegemised. Valminud nimekirjast leiad tegevusi, mida saab vähendada, ühtesid saab ümber paigutada ja teistest loobuda.

Kui oma mõistusest ei piisa, tasub kindlasti rääkida murest oma otsese ülemusega. Vastupidiselt levinud arvamusele ei vaata keegi sellisele probleemipüstitusele halvustavalt. Pigem näitab see sinu muret oma töö pärast, sa tahad teha asju paremini ja seepärast peadki ülemusega nõu lahenduste osas. Ja inimestele meeldib nõu anda! Seega püüdke leida koos lahendusi, on nad siis seotud ülesannete delegeerimisega, ümberkorraldamisega või sootuks töö vähendamisega.

Eestis on levinud arvamus, et kui ma küsin küsimusi, siis näitan sellega oma rumalust. Ilmselgelt vale lähenemine, kuid täpselt sel põhjusel me tihti ei räägi oma ületundide probleemist ka töökaaslastele. Pigem üritame iga hinna eest õhtutundidel töö ära teha ja jätta mulje, et meiega on kõik korras. Õigem oleks küsida nõu kolleegidelt. Pikaajaline kogemus ajajuhtimise koolitustelt näitab seda, et alati on ühes tööseltskonnas inimesi, kes tulevad mingite teemadega paremini toime kui teised. Näiteks oskab üks kolleeg kasutada arvutit efektiivsemalt kui teised ja hoiab seetõttu tublisti aega kokku. Teine on jälle parem koosolekute ettevalmistaja. Räägi kolleegidega oma aja kasutamisest ja uuri, et kuidas nemad toime tulevad. Isegi kui neil on samuti probleeme, on nende probleemid tavaliselt teistsugused kui sinul. Omavahel kogemusi jagades lahendate rohkem kui ühe mure.

Üks ajajuhtimise levinumaid nõuandeid on nimekirjade koostamine – pane aga kirja tegemata asjad ja siis saavad nad suurema tõenäosusega tehtud. Kõik täiesti õige. Ent kui olulised tegevused ühe päeva jooksul tihti muutuvad, ei ole nimekirja pidev uuendamine realistlik ja sellest on vähe abi. Nimekirjade asemel (või nendele lisaks) pane kirja oma töö juures olulised prioriteedid. Lihtne reegel – kirjuta üles kolm märksõna, mis iseloomustavad sinu prioriteete terve aasta jooksul. Neid on hea teada ja hiljem vajadusel uuendada. Lisaks sea endale reegliks kirjutada igal esmaspäeval üles kolm prioriteedi märksõna, mis iseloomustavad just seda nädalat! Need märksõnad oleks hea riputada nähtavasse kohta kas töölaual või ekraanil. Prioriteetide teadvustamine aitab fokusseeruda olulisele ja nii hoiad märkamatult kokku aega, mis muidu viiks stressini ja ületundide kujumiseni.

Ongi selleks korraks kõik. Minu soovitus on võtta üks näpunäide ja üks nädal korraga. Kui oled selle ellu viinud, proovi järgmist. Kõiki korraga rakendades võid jääda ajahätta ja seda me just siin ju praegu vältida üritamegi. Head ajajuhtimist!

Nimekirjad on ajajuhtimisel suured abimehed. Enamus meist kasutab kõige tüüpilisemat nimekirja - päevaplaani. Ka see on nimekiri, mis koosneb päevastest tegevustest. Siis veel poenimekiri, eesmärkide nimekiri, tegemist vajavate tööülesannete nimekiri jne.

Projektijuht ja vabakutseline kirjanik David Wax on teinud nimekirja (!) 12-st erinevast nimekirjast. Isegi kui me neid kõiki ei kasuta, on seal ehk paar head mõtet, mida endalegi kõrva taha panna.

Nimekirjade nimekirjas leiduvad siis sellised nimekirjad:

• Tegevuste nimekiri meie tähelepanu vajavatest ülesannetest
• Projekti tegevused on grupeeritud vastavalt mingite suuremate ülesannete täitmiseks
• Soovide nimekiri asjadest, mida tahaks kunagi endale muretseda
• Ostunimekiri poodi
• Kinkide ideed, millest on hea vajadusel valida
• Kontrollnimekirjad - näiteks enne reisimist kontrollnimekiri asjadest, mis alati peaksid kaasas olema
• Lugemispäevik - nagu vanasti koolis lasti loetust pidada päevikut, nii soovitatakse ka meil seda tänapäeval teha
• Veebiaadressid ja kasutajanimed on lihtsalt parktiline tänapäeva kõikvõimalike kasutajakontode meelespidamiseks
• Eesmärkide nimekiri lühematest ja pikematest eesmärkidest erinevates valdkondades
• Olulised infoallikad - sarnande favourites valikuga veebibrowseris, ehk siis enimkasutatud infoallikate nimekiri
• Päevik, mis ei ole mitte mõtete ja arvamustega seotud, vaid pigem igapäevaste mõõdikute sisestamiseks. Selleks võib olla näiteks regulaarne treeningkoormus, igapäevane manustatud kalorite hulk, lastega veedetud aeg, vmt.
• Päevased kokkuvõtted - ühe või 2-realised kokkuvõtted olulisematest märksõnadest antud päevas, mis aitavad seada fookust ja võmaldavad hilisemat analüüsi.

Kas meil kõiki neid on vaja? Ilmselt mitte. Aga kahtlemata on neis kõikides midagi kasulikku. Davidi originaaljuttu saad lugeda artiklist "12 lists that help you get things done".