Mõnikord juhtub, et sulle pakutakse võimalust esineda ettekandega, aga ettevalmistuseks antud aeg on napp. Michael Wade on koostanud 10 huvitavat nõuannet, mida järgides saab tõesti vähese ajaga hästi korraldatud esinemise tehtud. Näpunäited minupoolse vaba korrektuuriga on järgmised:

1. Pane kokku antud teema kohta korduvad küsimused. Proovi ennustada, et mida võiksid kuulajad küsida (eriti neid endid puudutavatel teemadel) ja valmista ette vastused. Nendest saavad esinemise põhipunktid.
2. Kui kuulajate grupp pole suur, siis unusta ära Powerpoint ja kasuta pabertahvlit. Powerpoint tekitab pigem barjääri sinu ja kuulajate vahele, pabertahvel on vähem formaalsem.
3. Planeeri oma keskne teema - selle peab saama öelda ühe lausega või paari sõnaga ja moodustab ettekande tüve. Oksadeks sea külge mõned olulisemad põhiteemaga haakuvad märksõnad, mis seotud potentsiaalsete küsimustega.
4. Julgusta küsima küsimusi ettekande ajal. Ettekande lõpus on osalejad vähem aktiivsed. Sul on vaja pigem interaktiivset ja elavat diskussiooni.
5. Ehkki sul on tõenäolised küsimused läbi mõeldud, proovi ettekande alguses saada juba tagasisidet kuulajatelt. Mis neid huvitab, milline on nende kogemus? See võimaldab vastata nende tegelikele muredele ja annab sulle ka parema suuna ettekande läbiviimisel.
6. Ära jaga oma ettekande slaide väljatrükituna enne ettekannet! Tihti võtab nende lugemine tähelepanu sinu jutult. Jaga slaidid või lugemismaterjal peale esitlust. Muidugi kui materjal on osalejatele kuulamiseks vajalik, siis on iseasi.
7. Sa ei pea olema täiuslik! Sa ei pea olema sõnaosav. Pigem pead oma sõnumi edastama efektiivselt ja selgelt. Paljud väga head koolitajad (sõnumi edastajad) ei ole maailma parimad esinejad, kuid on väga efektiivsed.
8. Ära loe maha! Kasuta tavalist vestluse jaoks sobivat tooni. Kui sa midagi ei tea, siis nii ütlegi. Kuulajad hindavad ausust ja teavad, et keegi pole täiuslik ega kõiketeadja.
9. Hoia kuulajatega silmsidet ja küsimust kuulates proovi aru saada küsija motiividest küsimuse taga. Jälgi tema kehakeelt. Kui tundub, et keegi tahaks midagi öelda või kommenteerida, aga ei julge, siis julgusta teda küsimusega, et "kas see tekitab mingeid mõtteid või küsimusi?".
10. Väldi kuulajate uputamist faktidesse. Tavaliselt ei jää kõik faktid nagunii meelde. Küll aga tasub aeg-ajalt küsida kuulajatelt, et kas nad soovivad antud teema kohta detailsemat infot või mitte.

Ja mis peamine - ära lase ennast lühikesest ettevalmistusajast segada. Kujutle, et tegemist pole mitte niivõrd esinemisega vaid pigem diskussiooniga. Kindlasti ära hakka kuulajate ees vabandama lühikese ettevalmistusaja või enda esinemise kvaliteedi pärast. Sind kutsuti rääkima, kuna oled antud valdkonnaga kursis ja seepärast tullakse ka sind kuulama.

Inglise keeles saab Michael Wade-i juttu lugeda klikates siia.

Üks ekslikest arvamustest ütleb, et “aega kui ressurssi on võimalik kontrollida” ja teine, et "kui ma korraldan oma ajakasutust paremini, siis tekib mul rohkem vaba aega." Mõlemad väited on valed. Kontrollida saame ainult iseenda käitumist teatud olukordades. Hea ajaplaneerimise tulemusel on võimalik saavutada parem enesetunne, kuna tehtud saavad meie jaoks olulisemad ja tähtsad tegevused.

Suur osa ajaplaneerimises on sisuliselt võitlus kontrolli saavutamise nimel. Kas ma lasen ennast kontrollida sissetulevatel e-kirjadel, telefonikõnedel, kolleegidel, klientidel, MSN-il? Või ma kontrollin ise oma ajakasutust, loen e-kirju siis kui mulle sobib, oskan lõpetada pikalevenivaid telefonikõnesid ning suudan ootamatute külaliste visiite hoida lühikese ja asjalikuna? Eelnevas kahes lauses on nii tüüpilisemad probleemid kui ka lahendused. Niisama lihtne see ongi. Kontroll end ümbritsevate objektide üle annab võimaluse kontrollida oma ajakasutust.

Üks kõige suuremaid produktiivsuse kadusid on seotud katkestustega. Iga saabuv telefonikõne, SMS, läbiastuv kolleeg või uue e-kirja infoaknake on katkestus. Mitu korda katkestad oma tööd sina? Glasgow Ülikooli teadlaste kontoritöötajate seas tehtud uuring leidis, et inimesed katkestavad oma töö isegi 30-40 korda tunnis, et minna vaatama kas neile uut e-kirja on saabunud! Ühe teise uuringu andmetel on meil katkestustevaba tööd keskmiselt kõigest kolm minutit. Katkestuste keskkonnas on mõõdetud inimese töövõime langus 10 IQ punkti jagu. Võrdluseks – kanepi suitsetamine madaldab seda ainult 5 IQ punkti võrra. Kuna maksimaalse kontsentratsiooni saavutamiseks kulub 15-20 minutit, siis töötame katkestuste keskkonnas pidevalt alla oma potentsiaalse maksimumi.

Enamiku meie töö sõltub paljuski kolleegide ja partnerite tegemistest. Tihtipeale juhtub, et ka kõige parema planeerimise korral ei saada kolleeg õigeaegset aruannet või sajab ootamatult kabinetti sotsiaalset vestlust pidama. Sestap pole tööalane ajaplaneerimine mitte ainult ühe inimese ristisõda. Kõigi tegevus muutub efektiivsemaks, kui lepitakse kokku ühised reeglid. Meil on olemas sisekorraeeskirjad, mõnedes asutustes e-kirjade saatmise reeglid, nüüd on aeg ajakasutuse ühisteks kokkulepeteks. Näiteks: iga planeeritud koosoleku vahel on 15 minutit vaba aega ruumi korrastamiseks või e-kirjadele vastatakse alati 48 tunni jooksul. See pole sugugi keeruline. Pigem on tegemist lihtsa, teatud olukordades oma tegevust kontrolliva käitumisega, mis on jõukohale absoluutselt kõigile.