|
Koosoleku ettevalmistamine - kontrollküsimused
|
|
Efektiivse koosoleku korraldamine algab heast planeerimisest. Eelkõige peab koosoleku kokkukutsuja endalt küsima: - miks on koosolekut vaja?
- mis on koosoleku eesmärk? Kas seda saaks ka ilma koosolekuta lahendada?
- kes peaksid koosolekust osa võtma?
- kui pikk see koosolek peab olema?
- kuidas ma tagan koosolekust osavõtu?
- kuidas ma tagan koosoleku korraldamise ja päevakavast kinnipidamise?
- mida ma peaksin osalejatele enne koosolekut saatma?
Alles siis, kui on kindel, et antud küsimust ei saa teisiti lahendada, tuleks mõelda koosoleku korraldamisele.
|
|
Koosolek on kõige kallim juhtimisvõte
|
|
Koosolek on üks tähtsamaid, ent samas ka ressursimahukamaid juhtimisvõtteid. Kalliks teeb koosoleku kõikide osalejate ühise vaba aja leidmise nõue. Tänapäeva ülikiires töökeskkonnas on järjest raskem üldse vaba aega leida, rääkimata siis mingil seltskonnal ühiselt. Mitme uuringu tulemusena on leitud, et 25–30% koosolekuid võiks üldse ära jätta või koosolekuid võiks efektiivsemalt pidada. Miks siis kõigest hoolimata kipuvad inimesed koosolekutel kopitama? Koosolekute ebaefektiivsuse põhjuseid on laias laastus kaks: - koosoleku korraldajal, pidajal ja osalejatel puudub elementaarne ettevalmistus koosolekute efektiivseks juhtimiseks; koolis õpetatakse matemaatikat ja bioloogiat, aga mitte töökeskkonnas ühise koosoleku korraldamise põhinõudeid;
- koosolekuid peetakse, sest “alati on nii tehtud”.
Esimesest põhjust on võimalik lihtsamini muuta. Tasub vaid lugeda lugematul hulgal publitseeritud koosolekute juhtimise kohta käivaid raamatuid või siis jätkata käesoleva peatüki lugemist. Teine põhjus nõuab ehk pisut selgitamist. Kui Henri Ford soovis 20. sajandi alguses oma autovabriku töötajatele infot jagada, kutsus ta kõik suurde halli ning pidas rõdult valju häälega kõnet. Sellest osa oli kindlasti töötajate motiveerimiseks, aga osa lihtsalt faktilise info jagamiseks. Nali on aga selles, et täna, 100 aastat hiljem, on info jagamiseks muidki võimalusi. Näiteks e-kiri, internet, intranet, MSN, Skype, telefon, SMS jne. Seetõttu on minetanud paljud “infojagamise-” või “tagasisidekoosolekud” osa oma esialgsest olulisusest. See ei tähenda, et koosolek kui juhtimistehnika oleks kuidagi vähem oluline. Sugugi mitte! Koosolek on ja jääb väga tõsiseks vahendiks otsustamisel, motiveerimisel ja informeerimisel, aga teda tuleks kasutada efektiivsemalt, kuna mitte alati ei pea probleemi lahendama koosolekuga. Mida pikema traditsiooniga organisatsioon, seda tõenäolisemalt tuleb seal ette koosolekuid, mida lihtsalt alati on peetud ja seetõttu korraldatakse neid ka nüüd. Tihtipeale me ei küsi, MIKS asju nii tehakse. Lihtsalt aktsepteerime fakti, et nii on alati tehtud. Süsteemis on tavaline, et teisitimõtlejaid naerdakse välja või isegi karistatakse. Koosolekute kasutamine kõikvõimalike ja võimatute eesmärkide saavutamiseks käib sageli samal põhjusel. “Meil on alati olnud koosolek teisipäeviti, seetõttu ka praegu.” “Alati on osalenud terve osakond, nii teeme ka nüüd.” Keegi ei küsi, kas seekord on meil üldse midagi rääkida? Kas seekord kestab asi tavalised 4 tundi või vähem? Miks ei tundu kellelegi imelik, et igal nädalal kulub koosolekule täpselt sama palju aega kui alati, hoolimata teemade kogusest või sisust?! Ei saa ju olla, et kõik see aeg on efektiivselt kulutatud aeg! Õnneks on koosolekute korraldamist palju uuritud ja lahenduseks on lihtsad nõuanded, mida tasub järgida.
|
|
|
Koosoleku efektiivne juhtimine
|
|
Koosoleku juhatajast sõltub kogu koosoleku õnnestumine… või siis ebaõnnestumine. Seda viimast võib töö juures kahjuks iga päev kohata.
Koosoleku juhataja on tavaliselt projektijuht, osakonnajuhataja, juhtiv spetsialist, töögrupi liider – keegi, kes on saanud endale selle kohustuse tänu erialalisele taustale, mitte tänu oma oskustele koosolekut juhtida. Seetõttu peaks igas organisatsioonis tehtama inimeste efektiivse aja kasutamise nimel koosolekute juhtimise oskuste omandamine suisa kohustuslikuks. Järgnevalt mõned soovitused, millele mõtlemine aitab koosolekut raamides hoida. Alustamisel väldi halbu teemasidKõigepealt ei tohi alustada noomimisega. Eriti mõttetu on rääkida sellest, kuidas osa inimesi hiljaks jäävad. Hilinejaid võib noomida hiljem, eraviisiliselt. Kohaletulnud pole süüdi selles, et mõned üksikud ei taipa kella vaadata. Asjatu pahandamine tekitab ülearust stressi. Sama lugu on halbade uudiste ja raskete teemadega. Neid tuleks alguses vältida. Kui inimesed satuvad alguses kohe pingeseisundisse, väsivad nad kiiremini. Alusta kergemini lahendatavate teemadegaEelnevast lähtuvalt oleks mõistlik alustada lihtsamate probleemide lahendamisega. Kiiresti ja kergemini lahendatavad teemad annavad koosolekule kohe alguses positiivse tõuke, osalejatele tundub, et nad funktsioneerivad kui meeskond, et nad suudavad lahendada probleeme ja siit edasi on lihtsam liikuda keerulisemate pähklite juurde. Lühiteated jäta koosoleku lõppuLühiteated, sünnipäevaõnnitlused ja muud taolised sõnumid tasub jätta koosoleku lõppu. Esiteks on nad tihtipeale päevakorravälised (või piisavalt väikese mõjuga, et päevakorda panna) ja teiseks võimaldab see lõpetada koosolekut positiivse noodiga. Viimane on omakorda oluline koosolekul tehtud otsuste elluviimiseks vajaliku motivatsiooni tõstmiseks. Pea kinni ajakavastRiskides muutuda liiga piibellikuks, võib julgelt öelda, et koosoleku algus ja lõpp on püha! Alustada tuleb TÄPSELT planeeritud ajal ning lõpetada tuleb HILJEMALT planeeritud ajal. Kõikidel osalejatel on oma töö ja oma päevaplaan, mis koosoleku venimise tõttu pea peale paisatakse. Samuti tuleb pidada kinni teemade ajakavast. Sõnavõtja peaks rääkima pigem vähem, kui normeeritud, et kuulajatel ei tekiks tunnet, nagu aega võiks lihtsalt raisata.
Enne sõnavõttu tasub ka läbi mõelda küsimuste ja vastuste sessioon. Kas küsimusi lubatakse küsida? Kui jah, siis kas sellele on eraldi aeg või tuleb ka see sõnavõtu jaoks planeeritud aega mahutada? Siinkohal sõltub paljugi koosoleku juhataja karmist käest.
|
|
Igal koosolekul peab olema tulemus
|
|
Igal koosolekul peab olema mõõdetav tulemus. Ajajuhtimise koolitusel arvatakse mõnikord, et osal koosolekutel, nagu arutelu või infojagamine, ei pea väljundit olema. Tegelikult ütleb koosoleku eesmärk ära tema oodatava tulemuse ja koosoleku liik selle tulemuse mõõtmise meetodi. Mida teha siis, kui koosoleku jooksul selgub, et selle lõpetamise hetkeks ei suudeta oodatud eesmärki saavutada? Sellises olukorras tuleb koosolek ikkagi planeeritud ajal lõpetada ning leppida kokku uue koosoleku aeg ja koht. Samuti võib panna kokku tegevuskava. Kui lahendust on vaja kiiresti, lepitakse uus koosolek kokku kas või pool tundi pärast vana koosoleku lõppu (juhul muidugi, kui osalejatele sobib). Aga ka sellisel juhul on tegemist uue koosolekuga, millel on oma eesmärk ja oma päevakava. Koosoleku protokollimine on täiesti eraldi teema. Mõistlik on protokollida KÕIKI koosolekuid, isegi kui kogu protokolli sisu on näiteks järgmine: Uute sisekorraeeskirjade tutvustamise koosolek Aeg: 1. veebruar 2007
Koht: koosolekuruum Alfa
Osalejad: Jüri T., Nora, R, Mari T.
Protokollis: Jüri T.
Koosoleku sisu:
Jüri T. tutvustas uute sisekorraeeskirjade olulisemaid punkte. Nora R. ja Mari T. küsisid täpsustavaid küsimusi. Kõik osalejad said koopia sisekorraeeskirjadest. Pane tähele, et protokoll meenutab väga koosoleku kutset! Taibukas koosolekukorraldaja valmistabki protokolli enne üritust ette ja koosoleku käigus muudetakse seda vajadusel minimaalselt. Hiljem saab täpselt tuvastada, et kes ja millal koosolekul osalesid ja keegi ei saa väita, et näiteks temale pole sisekorraeeskirju tutvustatud. Mida suurem organisatsioon, seda olulisem on koosolekute protokollimine. Protokollimine ise on üks suur abimees koosoleku tulemuse jäädvustamiseks. Kui pole midagi kirjutada, pole ka ilmselt suurem asi tulemus. Protokolli lisana tuleks alati panna koosoleku käigus kasutusel olnud materjalid ning saata kõigile osalejaile hiljemalt 24 tunni jooksul pärast koosoleku lõppu.
|
|
