|
Ajajuhtimise koolitustel olen tavaliselt teinud kahe küsimusega ajurünnakut: - Mida sa teeksid, kui sul oleks päevas ekstra viis minutit?
- Millised on sinu tüüpilisemad ajaraiskajad?
Pea alati vastavad osalejad ühena esimese küsimuse vastustest „UNI“ ja teise küsimuse vastusena "VÄSIMUS". Ma ei tea, kas see on kevadväsimus, noore ema/isa magamata ööd (uuringute järgi röövib vastsündinu vanematelt esimesel aastal 400-750 unetundi), eilne pummeldamine või mis iganes oluline põhjus – tänapäeva inimesed ei saa alati endale vajalikku 8-tunnist "iluund" võimaldada ja seetõttu on häiritud nende töö jõudlus. Lahendus? Väsimusega toimetulekuks on mitmeid nõuandeid: - Lühiajaline kasu võib tõusta šokolaadist. Pelgalt asjaolu, et šokolaad on maitsev, tõstab inimeste meeleolu. Tõsisemalt rääkides, on teadlased leidnud, et šokolaad aitab tõsta ajutöö aktiivsust kaheks-kolmeks tunniks (loe lisaks) suurendades lühiajaliselt sinu töövõimet (NB! jutt ei käi šokolaadi magusast osast ehk suhkrust vaid kakaos leiduvatest flavaonoolidest. Suhkru taseme tõus soodustab just pigem unelemist! Seega mõtle mõrudale šokolaadile, suhkruvaesele kakaojoogile või rohelisele teele – flavonoole leidub mujalgi.) Efekt on mööduv, ega ole kuidagi seotud sinu IQ parandamisega, pigem olemasoleva realiseerimisega. Arvesta, et ajutiselt saadud ajutegevuse piitsutamise eest tuleb hiljem maksta tagasi pikema puhkuseperioodiga.
- Ja muidugi magamine
 . Magamatus toob endaga kaasa stressihormoonide taseme tõusu, mis pärsib ajurakkude uuenemist (seda eriti õppimisvõime seisukohast olulises hipokampis – loe lisaks) . Kui tunned väsimust ja sul on näiteks oma kontor – pane selle uks kinni ja maga 5-10 minutit (võta võtmekimp näppude vahele ja kui see põrandale kukub, ärkad üles). Väiksest päevaunest on rohkem kasu kui unisena teha nägu nagu sa suudaksid olla asjalik ja tööd teha. Mõnedel arvamustel vajab ligi 60% inimesi lühikest päevaund. - Söö õigesti! Tühi kõht on parem mõtlemise abiline kui täis kõht. Kuid ühel hetkel hakkab töövõime langema, sest energiavarude nappus peatab jooksva tegevuse ja suunab ajutegevuse teistele radadele. Siis söö ja joo veresuhkru taset aeglaselt kergitavaid (nn. madala glükeemilise arvuga) toite. Kui vere suhkrutase tõuseb kiiresti, on ka uni kerge saabuma. Kohvi aitab kindlasti enamusel inimestest und eemal hoida, kuid pea meeles, et uni on vajalik ajurakkude taastumiseks ja arenguks (v.t. eelmine lõik). Samuti ei tasu kõhtu liiga täis vitsutada. Tellides lõunaks salati, supi, prae ja magustoidu, ei tasu imestada kui suur osa pärastlõunasest energiast kulub toidu seedimisele ja ajumuskel lülitub aeglasemale režiimile.
- Väsimus võib olla seotud ka halva tujuga. Halvale tujule leiab palju põhjuseid –kolleegide negatiivne tagasiside, bossi karjumine, tegemata tööd või aja puudumine. Rõõmsamaks ja energilisemaks aitab meeleolu muuta ajus tööd korraldav hormoon serotoniin. Serotoniini tõusule aitab kaasa põgus viibimine päikese käes (ehhki, Eesti tingimustes pole päikest alati kerge leida), 15-minutiline jalutuskäik või lihtsalt värskes õhus viibimine. Ära unusta, et sõbrad, hea muusika, rõõmsavärvilised riided, meditatsioon, õige hingamine, jooga – kõik need lihtsad vahendid on igati abiks väsimust tekitava halva tuju peletamiseks.
|
|
|
Probleemid isiklikus elus
|
|
Probleemid isiklikus elus tähendavad probleeme tööalases elus. Probleemid tööalases elus tähendavad tegemata ja edasilükatud ülesandeid, mis omakorda toovad kaasa ülemuse rahulolematuse. Rahulolematus jälle mõjub meie endi enesetundele, mille viime koju kaasa. Kodust jällegi töö juurde ja nii see nõiaring käib. Lahendus? Mõistlik on hoida töö ja isiklik elu lahus. Ei tasu töötada kaua, pere arvelt ei maksa lõivu võtta. Hea näitena on suuri organisatsioone, kes soosivad inimeste lahkumist täpselt kl 5, mitte kl 7-8 õhtul. Nemad teavad – puhanud ja rahul inimene teeb paari tunniga rohkem tööd kui pidevalt ületunde tegev töönarkomaan kogu päevaga. Pealegi on õhtuti töö juures istumine pigem näide sellest, et sa ei oska päeva jooksul oma asjadega hakkama saada.
|
|
Vigane logistika või infovahetus
|
|
Paljud ajaraiskajad on seotud mitte personaalsete oskustega vaid organisatoorse korraldusega. Läbimõtlemata logistika või vigane infovahetus tekitavad probleeme, mille tõttu kannatab kõikide töötajate ajakasutamine. Ühel ettevõttesisesel ajajuhtimiskoolitusel tuli probleemina välja olukord, kus kahe naisterahva töö oli tõsiselt häiritud tänu pikki lobavestlusi harrastavatele kolleegidele. Täpsemal olukorra analüüsil selgus ka sõbralike kolleegide pikale venivate visiitide põhjus. Nimelt oli nende kahe naiskolleegi toas osakonna ainuke printer. Muidugi käisid kõik oma pabereid printerist otsimas. "Printerituppa" jõudes olid nad oma töö hetkeks katkestanud ja väga aldid võimalusel väikese sotsiaalse vestluse jaoks peatuma. Kahjuks ei tulnud enamus neist selle peale, et seal toas töötavad inimesed ei olnud palgatud mitte külalisi vastu võtma, vaid oma tööd tegema. Lahendus oli lihtne – printer viidi koridori ja tüütud külastused lakkasid. Teises ettevõttes oli ajaraiskajaks täiesti vastupidine olukord. Nimelt oli mitmekorruselise kontori peale muretsetud üks suur ja võimas võrguprinter. Printer oli kahtlemata hea, aga palju aega kulus selleni kõmpimiseks. Veelgi enam – kord kohal, tuli tihtipeale seista pikas järjekorras, sest keegi hea kolleeg trükkis mõnesajalehelist kliendi käsiraamatut kümnes eksemplaris. Ja kui tuli sinu kord, hakkasid suurest pundist seda ühte endale vajalikku väljatrükki otsima. Segadust kui palju! Lahenduseks oli olulistesse kohtadesse (raamatupidaja, jmt) eraldi kohalike laserprinterite paigaldamine, mis maksid kõigest 3-4 tuhat krooni tükk. Lisaks võiks veel rääkida paljudest juhtumitest, kus aeg kulub erinevate majade/korruste vahel liikumiseks. Veel – katkine või ajast mahajäänud tehnika on vähemalt pooltel organisatsioonidel ajaraiskajate seas TOP 5-s. Mida olulisem on 1.3 kilose ajulihase panus töö tulemustesse, seda kallim on meie inimressurss. Selle kõrval on mõnetuhandene investeering uude töövahendisse suisa olematu. Kasutagem töötavaid seadmeid! Kaalu parema monitori ostu – suurem ja parema eraldusvõimega ekraan mahutab rohkem infot ja väsitab vähem silmi ja tegelikult kogu närvisüsteemi.
|
|
|
Ei oska prioriteete seada
|
|
Hoolimata kogunenud tarkusest tuleb ikka ette inimesi ja töökohti, kus prioriteetide seadmine on raskendatud. Peamiseks põhjuseks on tavaliselt see, et töötaja pole enda jaoks põhitegevust selgeks teinud. Või on nii suur aukartus bossi ees, et tema käest tulnud ülesanded tunduvad alati kiired. OK… ütleme, et lihtsalt nii on. Mida siis teha? Lahendus on isegi sellisele olukorrale täitsa olemas. Kui ise ei oska prioriteete seada, lase seda teha teistel! Bossilt tulnud ülesande puhul küsi, et kas asi on ülikiire, kiire või mis hetkeks vaja ära teha. Ka kõige tuhmim boss saab aru, et kõik ülesanded ei saa olla ülikiired. Koostöö eeldabki koos prioriteetide seadmist. Pole kasu kui ühe jaoks on asi kiire, teise jaoks mitte. Jällegi – juba sinu küsimus annab ülemusele või kolleegile märku, et mõistlik on määrata mingi normaalne tähtaeg.
|
|
Kui ülemusel pole "juhilube"
|
|
Ikka veel tuleb meie organisatsioonides ette ülemusi, kelle arvates kõik ainult ootavad temalt korraldusi ja tõttavad neid kohe ummisjalu täitma. Osad algajad ajajuhtijad on kurtnud, et nende boss sajab tihtipeale sisse ootamatute ülesannetega ja nõuab kohest tegutsemist. Ta nagu eeldab, et mul on iga päev 2 tundi planeeritud just selleks, et äkki ta täna hüppab sisse ja nõuab mingit kiiret tööd. Justkui mul muud teha polekski! Mõtleme korra… selleks, et ülemuse kiirülesandega koheselt tegeleda, peaksin ma iga päev enamuse ajast logelema. Midagi olulist ei saa ju ette võtta, tunned ennast nagu telefoni ooteliinil. Kas tuleb tuttav ette? Lahendusi on kaks. Esimene oleks oma bossiga rahulikult vestelda. Räägi talle oma päevakavast ja ka oma päeva planeerimise moodusest. Väga tihti on probleem selles, et inimesed ei näe oma ninast kaugemale. Kui ülemusele tundub, et nüüd ja kohe on midagi vaja ära teha, siis tema jaoks ei eksisteeri sinu teisi tööülesandeid. Mõistlik on talle sellest teada anda. Hea on muuhulgas küsida, et "Mul on hetkel vaja see aruanne ära lõpetada. Ma saan sinu ülesandega tegeleda 4 tunni pärast. Või kui sinu asi ei kannata oodata, siis ma lükkan aruande edasi." Selline vastus on hea, sest: - Annab mõista, et teed oma tööd.
- Annab mõista, et sa oled valmis bossi tööd prioriteedina võtma.
- Annab bossile võimaluse prioriteete hinnata ja öeldagi, et tema ülesandega pole nii kiire.
Muide – see, kui sul on bossi ülesande jaoks iga kord aega, võiks tekitada kahtluse, et kas sa muidu üldse tööd teed?! Anna mõista, et oled hõivatud, aga vajadusel valmis reageerima. Teine lahendus toimib "küürakat parandab ainult haud" olukorras – ehk kui ülemus kohe kuidagi ei saa aru, et teised samuti tööd võivad teha. Siis pead oma päeva planeerimisel arvestama lihtsalt varuga. Nagu sa jätsid 2 tundi päevas ootamatutele asjadele, tuleb ka ülemusele lisaaeg sisse planeerida. Mitte, et sa sel ajal tööd ei teeks, aga tegeled planeerimistegevustega. Need on tegevused, mis on olulised, aga mida võib vajadusel päeva-kaks vabalt edasi lükata, mis ei ole ajakriitilised.
|
|
|
|
|
<< Algus < Eelmine 1 2 Järgmine > Lõpp >>
|
|
Page 1 of 2 |
