Projekti- ja ressursijuhtimistarkvara
Tüüpilised projektijuhtimissoft'id

Projektijuhtimistarkvara aitab projekti planeerida ja selle täitmist jälgida. Enamik tarkvarapakette võimaldavad tähtaegade, kulude ja vahendite kasutamise planeerimist ning kontrolli. Microsofti võib armastada või vihata, aga ei saa ümber faktist, et Microsoft Project on üks levinuimaid ja paljude meelest ka parim projektijuhtimistarkvara. Selle kõrvale võib lisada nimesid nagu brauseripõhised eProject, @task, Celoxis, eStudio, Copper, Milestones jpt. Nad kõik võimaldavad kasutajal omada ülidetailset ülevaadet nii projekti kalendrist, ressurssidest, tegevustest kui ka statistikast ja aruandlusest. Millist eelistada? See sõltub juba kasutajast endast. Minu arvates pole mingit vahet, mida kasutada. Kellele meeldib veebipõhine süsteem, valib selle. Kellele ei meeldi, valib teistsuguse. Üldiselt, kuna hea projektitarkvara maksab kopsaka summa raha, soovitan enne oma ettevõttes ringi uurida, kas teile on juba ehk mingi tarkvara ostetud. Kui on, siis kasutagi seda. Kui ei ole, siis on internet täis täiesti asjalikke tasuta kasutamiseks mõeldud lahendusi. Grupitöö korral on oluline jälgida partnerite kasutuses olevaid vahendeid. Sa võid endale muretseda suurepärase ja kalli projektijuhtimisprogrammi, aga kui su koostööpartnerid ei suuda neid faile avada, pole heast töövahendist suurt kasu. Osa tarkvara suudab ka teiste formaati lugeda (peamiselt on ühilduvaks formaadiks Microsoft Project, htm, Word või Excel), teine osa aga mitte.

Kahtlemata nõuab keerulise programmi sujuv kasutamine selle eelnevat tundmaõppimist. See on tavaliselt ka peamine põhjus, miks projektijuhtimistarkvarast abi ei ole – nimelt ei oska kasutaja selle omadusi piisaval määral kasutada. Kui projekt on väiksem ning ei nõua täpseid ülevaateid ja graafikuid, siis ajab asja ära tavaline Word või Excel.
 
Ebatüüpiline tarkvara

Projektijuhtimise valdkonda on tungimas ideede kaardistamiseks loodud ajukaardi ehk mindmap-tarkvara. Mindmap on põhimõtteliselt visuaalne info talletamise meetod, kus paberi keskele kirjutatakse teema pealkiri ja sealt hakkavad hargnema alateemade jooned. Mindmap’'i eelis on probleemi visuaalselt lihtne keel ja hea ülevaade kogu teemaväljast. Üllatavalt sobivad mindmap’' programmid (näiteks Eestiski esindatud Mindjet MindManager) hästi ka projektide juhtimiseks. Nende ülevaatlik stiil annab väiksemate projektide üle tugeva kontrolli. Paremad mindmap-tarkvarad sisaldavad isegi ressursside, tähtaegade ja eelarve funktsioone – ehk siis kõike, mida vajad ühe väiksemat sorti projekti haldamiseks. Loe ka Eestis tegutsevat Mindmapi blogi.

Ajajuhtimine mindmap-iga
 
Soovitused tarkvara valikul

Vali tarkvara, mida oskavad kasutada kõik

Üks tüüpiline viga on eeldada, et kui sina saad keeruka tarkvara haldamisega hakkama, suudavad seda ka su kolleegid. Ei suuda. Ja kui ei suuda, ei hakka nad seal andmeid uuendama ning su projekti-tarkvarast pole mingit abi.

Kasuta ühilduvaid formaate

Selline tarkvara, mis võimaldab projekti aruandeid salvestada pdf- või mõnesse teise levinud failiformaati, on parem. Alati on inimesi, kes ei kasuta sama tarkvara, aga vajavad sellest hoolimata projektist ülevaadet.

Vali veebipõhine lahendus vastavalt vajadusele

Veebipõhine tarkvara sobib hästi projektidele, kus osapooled ei asu füüsiliselt samas asukohas või ei kasuta isegi sama keelt. Samas tuleb anda aru, et sellisel juhul on projekti info uuendamiseks vaja alati internetiühendust! Kui sa teed palju tööd kontorist väljas (sh lennukis, autos, kodus), siis ei ole kvaliteetne internetiühendus just alati garanteeritud, mistõttu võib veebipõhise tarkvara kasutamisel kannatada sinu töö efektiivsus.

Kasuta ainult hädavajalikke funktsioone, kuid tee seda oskuslikult

Tänapäeval arvavad tarkvaratootjad, et mida rohkem funktsionaalsust ja vidinaid nad lisada suudavad, seda rohkem raha nad saavad oma soft’i eest küsida. Kahjuks kasutab keskmine kasutaja nende võimaluste seast alla 20%. Ja tegelikult ei peagi kõiki võimalusi kasutama. On oht, et liigne detailsus muutub eesmärgiks omaette. Projekti alguses võib sulle ju tunduda, et KÕIK infoväljad on oluline ära täita, kasutada prioriteetide määramist, eri värviskeeme, kommentaare jne. Projekti jätkudes on aga sellise detailsusega andmete sisestamiseks raske leida aega. Siis tavaliselt kas kulutad liiga palju aega formaalsustele või lihtsalt kaob motivatsioon tarkvara kasutada.

Planeeri vähemalt ressursse

Projektijuhtimistarkvara tõeline lisaväärtus ei ole mitte niivõrd tegevuste järjestamises, vaid ressursside planeerimises. Tegevusi võib üksteise järele paigutada pea kõikide kättesaadavate vahenditega. Hoopis raskem on hinnata nende tegevuste realiseerimiseks vajaminevate inimeste arvu, nende kasutuses olevat aega jne. Siinkohal suudab arvuti rutiinse ja detailiderohke ülesandega meist paremini hakkama saada, jagades inim- ja muid ressursse vajalike projektitegevuste vahel võimalikult efektiivselt.

100 tegevuse rusikareegel

Projekti keerukuse mõõtmiseks sobib üsna hästi rusikareegel – kui projektil on vähemalt 100 tegevust, on vajalik projektijuhtimistarkvara. Kuni sinnani saab hakkama ka Exceli või Wordiga (aga ei pea!).

Projekti viivad ellu inimesed, mitte tarkvara

Tänapäeva suurte ja keeruliste projektide puhul on oht, et projekti juht jälgib kogu protsessi ainult tarkvara vahendusel ja kaotab isikliku sideme meeskonnaga. Siinkohal tuletan meelde, et tarkvara on siiski kõigest vahend, mis ei vii projekti ellu. Inimesed viivad projekti ellu.
 


Banner